Assistant Administratif F/H

Depuis 1999, Elegancia Hotels est spécialisée dans la réalisation de projets hôteliers : conception et montage d’opération, maîtrise d'ouvrage, gestion et commercialisation (du marketing de lancement au yield management).

En s'appuyant sur les compétences d'une équipe pluridisciplinaire, Elegancia peut intervenir en tant que conseil à toutes les étapes de développement d'un projet hôtelier

L’assistant administratif, véritable bras droit du responsable administratif et financier participe activement à la gestion administrative de la société et à l’analyse financière des établissements en gestion.

Les 5 PLUS du poste :

1. Missions diverses et enrichissantes
2. Travail en petite équipe 
3. Polyvalence des missions effectuées
4. Travail de proximité avec le RAF et transmissions des connaissance de contrôle de gestion
5. Vision globale des indicateurs financiers de l'exploitation hôtelière

Missions principales :

SUIVI FINANCIER DE LA SOCIETE DE GESTION :

• Mensuellement, compléter le suivi budgétaire des sociétés de gestion, vérifier les écarts avec le compte bancaire
• Assurer le paiement des factures
• Suivi mensuel de la tresorerie du groupe et des sociétés de gestion"

GESTION ADMINISTRATIVE DE LA SOCIETE GESTIONNAIRE :

• Centraliser & traiter les documents administratifs et juridiques des sociétés Elegancia
• Réception et traitement du courrier
• Gestion de l’approvisionnement en lien avec le budget annuel de la société : commandes et réception des fournitures d’exploitation
• Assistance du RAF dans les diverses missions administratives, financières et juridiques
• Contrôle des parties communes et de la disponibilité des produits d'accueil "

SUIVI BUDGETAIRE HOTELS :

• Participer à l’élaboration des budgets annuels pour les hôtels en gestion
• Améliorer et participer à la mise en place des outils de budget
• Participer à l’analyse des reportings financiers mensuels des hôtels
• Extraire les comptes fournisseurs concernés par les écarts budgétaires, les communiquer au directeur de l’hôtel

GESTION DE LA FACTURATION :

• Etablir les factures auprès des hôtels en gestion,les transmettres au directeur et la compta ,suivre leur règlement
• Réceptionner & enregistrer les factures reçues via DropBox pour la compta et le suivi budgétaire
• Réaliser les paiements des factures de la société de gestion (loyer, charges, salaires) et les paiements dépassant le plafond autorisé pour les directeurs 
• Rapprochement bancaire des flux entrant et sortant d’Elegancia
• Réaliser le suivi budgétaire des chantiers et la gestion des paiements (déblocage des fonds, réalisation des virements)

GESTION DE L'ACCUEIL :

• Accueillir les visiteurs et les mettre en relation avec la personne souhaitée
• Centraliser la gestion des appels téléphoniques entrants et redistribuer les appels
• Gérer la boite mail centrale « contact@elegancia-hotels » et transmettre les informations auprès du bon interlocuteur 

Objectifs quantitatifs :

• Suivi rigoureux des coûts financiers des entreprises (suivi de factures, tableau de gestion)
• Suivi rigoureux flux financiers (trésorerie) et règlements

Objectifs qualitatifs :

• Réaliser un travail collaboratif avec le RAF : polyvalence et adaptabilité 
• Détecter une anomalie et proposer des solutions au RAF 
• Suivi rigoureux des dossiers administratifs

Savoir-faire :

• Maitrise des fondamentaux comptables
• Bonne maitrise d’Excel & bon rédactionnel
• Suivre une méthodologie et être rigoureux
• Bonne gestion du temps et de la priorisation des missions
• Travailler en équipe

Savoir-être :

• Être accueillant
• Discrétion
• Être à l’écoute de ses interlocuteurs et de son équipe
• Adaptabilité